Archivistes communaux et intercommunaux : comment améliorer les échanges avec les services ?

Parmi les objectifs des archivistes communaux et intercommunaux figure un meilleur accompagnement des services dans l’application des bonnes pratiques d’archivage.

Comment un logiciel de gestion d’archives peut-il répondre à cet enjeu ?

La saisie des bordereaux

On pense souvent, à tord, qu’un logiciel de gestion d’archives est utilisé seulement par l’archiviste. En réalité, et parce que l’une des missions principales de l’archiviste (inter)communal repose sur le suivi des versements, les services seront amenés à progressivement utiliser le système.

Généralement, les services versants saisissent leurs bordereaux via un outil bureautique tel que EXCEL. Afin que l’appropriation au logiciel de gestion d’archives se fasse progressivement, MNESYS ARCHIVES permet aux services versants de poursuivre leur utilisation de EXCEL, mais d’éviter les ressaisies par l’archiviste grâce à un système d’import ergonomique. (en savoir plus : http://blog.naoned.fr/version-3-13-de-mnesys-les-nouveautes-cles/, 2. L’import CSV dans le tableau d’inventaire du bordereau de versement.)

Dans un second temps, un service pilote peut être choisi pour démarrer la saisie des bordereaux de versement directement depuis l’intranet intégré au logiciel de gestion d’archives. Le plus important est de mettre à sa disposition les outils qu’il a l’habitude d’utiliser : pour ce faire, l’archiviste peut faciliter la saisie en reproduisant les bordereaux spécifiques qu’il avait établi sous EXCEL. En effet, il peut créer directement depuis MNESYS ARCHIVES des modèles adaptés aux services. Par exemple, pour le versement des permis de construire, des champs “numéro”, “adresse” et “propriétaire” pourront être entrés par le service urbanisme.

 

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Exemple de bordereau de versement des permis de construire

 

Un simple envoi depuis Mnesys permet ensuite à l’archiviste de consulter les informations saisies, d’apporter les corrections nécessaires et d’imprimer une version papier pour le service. Des alertes email notifient à l’archiviste la réception d’un bordereau, ce qui lui évite d’être connecté quotidiennement sur le logiciel.

La demande de prêts

Maintenant que les documents ont été versés au service archives, comment les communiquer ? Mnesys permet de mettre en oeuvre de nouvelles procédures de manière très progressive.

Après avoir reçu une demande de prêt (par téléphone, par email …), l’archiviste communique le document en quelques minutes :

  1. Recherche du document depuis le portail intranet intégré dans Mnesys archives.
  2. Sélection du document
  3. Impression d’une fiche fantôme et d’une fiche de suivi
  4. Ajout de la date de restitution

Le document est alors signalé comme “communiqué”, l’archiviste peut suivre les retards de restitution et réintégrer les documents qui lui ont été rendus.

 

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Les services peuvent progressivement être autonomes en effectuant eux-mêmes une recherche dans les documents sur le portrail intranet (comme ils le feraient sur un poste dans une bibliothèque). L’archiviste reçoit alors la demande directement dans son interface Mnesys Archives  et la valide.

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L’accompagnement des services versants dans l’application des bonnes pratiques d’archivage est facilité et optimisé grâce au logiciel de gestion d’archives.

En effet, les fonctionnalités et les possibilités de personnalisation de ce dernier permettent à l’archiviste de planifier et de construire une méthodologie d’échanges avec les services versants. Les pratiques d’échanges déjà existantes peuvent dans ce cas rester en place et évoluer progressivement au fur et à mesure de l’utilisation du logiciel de gestion d’archives par les services versants.

En savoir plus sur Mnesys

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Alexia Branchereau

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