Colloque #AAFLimoges15 – Synthèse de la Table ronde 7 : archiver les données du XXIè siècle

Les 2, 3 et 4 juin, s’est tenu le 11e Colloque national des Archivistes communaux et intercommunaux à Limoges. L’occasion pour les 200 archivistes présents d’échanger sur leurs missions, leurs besoins et l’évolution de leur métier notamment en ce qui concerne la gestion des archives électroniques.

“De la dématérialisation à l’archivage électronique : un défi pas seulement archivistique.”

Isabelle Cornille, archiviste itinérante et référente SAE au Centre de gestion de l’Oise
Emmanuel Vivé, directeur général de l’ADICO, Association pour le développement de l’informatique des collectivités de l’Oise

Le CDG 60 est revenu sur la mise en place en 2012 du SAE à destination de leurs collectivités adhérentes, projet réalisé en partenariat avec les Archives départementales de l’Oise et l’ADICO (Association pour le développement informatique des collectivités de l’Oise).

Afin d’assurer l’archivage des principaux flux dématérialisés de l’administration (actes, PES V2, marchés publics, paie), le CDG 60 a opté pour la solution AXECIO, fruit du partenariat entre NAONED et LOCARCHIVES, afin de bénéficier d’un coffre-fort électronique agréé par le SIAF et d’un logiciel en adéquation avec les missions des archivistes itinérants.

17 collectivités sont d’ores et déjà adhérentes au SAE externalisé et mutualisé du CDG 60.

“Regards croisés sur l’archiviste numérique : entre rupture et continuité”

Jean Pierre Deltour, archiviste itinérant au Centre de gestion du Var

Comment sensibiliser les collectivités aux problématiques et enjeux de l’archivage électronique ? C’est la question à laquelle le CDG 83 a souhaité répondre.

Alors que les communes adhérentes éprouvaient des difficultés à comprendre le rôle de l’archiviste dans la gestion des données électroniques, il a suffit au CDG 83 d’adapter son discours aux problématiques quotidiennes de ses interlocuteurs.

Rationnalisation des espaces serveurs, preuve juridique, sécurisation des procédures de dématérialisation, amélioration des process … autant d’enjeux qui ont permis aux communes adhérentes de mieux comprendre et d’accepter l’expertise des archivistes dans la gestion des documents natifs électroniques.

Adrien Fernique, Archives de la ville et de l’Eurométropole de Strasbourg

Depuis plusieurs années, les Archivistes de la ville et de l’Eurométropole de Strabourg se sont donnés pour objectif la mise en place de bonnes pratiques documentaires dans leur collectivité.

Un diagnostic de l’existant a d’abord permis de lister les enjeux de l’archivage électronique :

  • assurer un partage et une recherche fluides et cohérents de l’information
  • préserver la qualité et la fiabilité de l’information
  • utiliser au mieux les espaces de stockage

A travers une démarche collaborative entre archivistes, direction informatique et services producteurs, plusieurs solutions ont alors pu être mises en oeuvre : séances de sensibilisation des services, campagnes d’affichages, plaquettes informatives, modules de formation e-learning ou présentiel …

Autant de moyens qui vont permettre aux services producteurs d’entrer simplement et progressivement dans l’ère de l’archivage électronique.

A travers les différentes interventions ayant eu lieu lors de ces 3 jours, on comprend bien que « L’archiviste reste au cœur des mutations de notre société contemporaine. », comme l’a précisé Katell Auguié, présidente de l’Association des archivistes français.

Alexia Branchereau

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