Faire évoluer le logiciel dans le sens de l’archiviste : les recueils d’idée

Depuis 2015, il est désormais possible pour les utilisateurs des logiciels Mnesys et Seïsan de déposer leurs demandes d’amélioration sur une plateforme collaborative dédiée, les recueils d’idée. Sous forme de “post-it”, les utilisateurs déposent leurs idées d’évolution pour le(s) logiciel(s).

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Chaque membre de la Communauté appartient à un Recueil d’idée spécifique, correspondant à la taille de son service, au sein duquel il retrouvera d’autres utilisateurs ayant des problématiques métiers proches, et des usages de Mnesys similaires. Les demandes d’améliorations proposées par les utilisateurs sont visibles par tous les membres de la Communauté. Ainsi, chaque utilisateur peut soutenir une idée en votant pour celle-ci, ajouter un commentaire et évaluer la pertinence de la demande. L’objectif du Recueil d’idées est une modération entre pairs et une valorisation des idées soutenues par la Communauté.

“L’intérêt pour nous, c’est d’avoir une interface unique où l’on peut mettre en avant nos idées, et assez rapidement,  voir les commentaires des autres utilisateurs”, souligne Claire-Marie Grosclaude, responsable des archives municipales de Lille.  Chaque utilisateur peut soutenir une idée en votant pour celle-ci, ajouter un commentaire, mais aussi évaluer sa pertinence.

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De cette façon, lorsqu’une idée reçoit un nombre important de soutiens, elle intègre la feuille de route du logiciel. Néanmoins, il peut arriver que certaines demandes d’améliorations donnent lieu à des débats entre les membres d’un même Recueil d’idée. Dans ce cas, un Focus Groupe est mis en place.

Pour Audrey Muttoni, responsable du service des Archives Départementales du Calvados, “La plate-forme nous met face à nos responsabilités en tant que “moteur d’idées”. C’est à nous, au sein de la communauté, de nous mettre d’accord sur les priorités. C’est une bonne manière de trier les bonnes idées pour faire évoluer Mnesys dans le sens commun.”

Emma Moulin

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