Interview d’Amélie Chaubeton, responsable des Archives municipales de Colomiers

En 2009, la ville de Colomiers lance le projet d’acquérir un logiciel de gestion d’archives. Amélie Chaubeton, responsable des Archives municipales, revient sur les origines du projet, l’utilisation de Mnesys dans la collectivité et l’évolution de son service au cours des dernières années.

Pour quelles raisons la municipalité a-t-elle souhaité se doter d’un logiciel de gestion d’archives ?

Le service documentation avait été informatisé les années précédentes. Le retard accumulé sur les archives avait été rattrapé, et, du coup, pour moderniser et faciliter la gestion du service, on a lancé le projet d’informatisation. L’objectif était aussi de gagner du temps sur la gestion du récolement par exemple, et avoir une meilleure visibilité sur les statistiques d’activité du service puisque tout était alors géré à la main. De plus, les autres communes autour de nous étaient elles aussi équipées, d’où la volonté de “se mettre à jour”. A l’époque, nous travaillions sur Word et Excel.

Quels étaient les critères déterminants dans le choix du logiciel ?

Pour être tout à fait honnête, à l’origine, j’avais une idée bien précise de la solution que je souhaitais, mais l’entreprise n’a pas répondu à la consultation. On a alors étudié l’offre de Naoned et l’avons choisie car il s’agissait d’un nouveau logiciel, accessible avec un navigateur internet (ce qui était rare en 2009) et l’interface nous avait beaucoup plu. En fait, on voulait surtout un logiciel facile d’utilisation et la possibilité pour les services versants de saisir directement leurs bordereaux. On souhaitait aussi travailler avec une société capable de reprendre l’arriéré des bordereaux. Mnesys offrait également la possibilité de reprendre les instruments de recherche et les bordereaux avec la fonctionnalité Aide à la conversion* , ce qui a été très utile par la suite. Le prix n’était pas un critère déterminant, car je souhaitais avant tout un outil performant, qui ne soit pas “une usine à gaz” : je ne voulais pas d’un logiciel conçu uniquement pour un service d’Archives départementales, avec beaucoup de fonctionnalités qui ne seraient pas du tout utilisées par mon service. Je voulais un logiciel simple d’utilisation et bien adapté aux communes.

* Mnesys Archives propose un module d’aide à la conversion d’instruments de recherche au format bureautique ou issus d’un travail d’océrisation vers le format XML-EAD. Ce module est particulièrement utile pour reprendre des bordereaux de versement et inventaires produits nativement au format Word, Excel ou PDF.

Après plusieurs années d’utilisation de Mnesys Archives, quel est votre retour d’expérience ?

Je manque malheureusement de temps pour pouvoir me consacrer au logiciel autant que je le souhaiterais. Par exemple, nous n’avons pas encore eu le temps de former les services versants à l’utilisation de l’intranet intégré dans Mnesys pour la saisie des bordereaux. Cela m’éviterait pourtant d’avoir à resaisir les bordereaux que les agents produisent encore sous Word. Cependant, j’ai une personne avec moi dans le service, que j’ai formée à l’utilisation du logiciel notamment pour saisir le récolement directement depuis l’interface, ce qui est un point très positif en termes de temps gagné. Par ailleurs, je peux très bien gérer les statistiques, les versements ainsi que les éliminations depuis Mnesys. La recherche dans les versements est intéressante aussi dans la mesure où on peut facilement filtrer par mots clés ou numéro de versement.

Par ailleurs, êtes-vous sollicitée par d’autres services d’archives du département ou de la région pour venir voir Mnesys dans votre service ?

Cela arrive effectivement de temps en temps, pas forcément des services de la région d’ailleurs. Ils sont généralement satisfaits de la démonstration, notamment sur l’interface qui plaît beaucoup.

Dans quelle mesure la mise en oeuvre d’un logiciel a-t-elle permis d’améliorer la gestion des archives de la municipalité ?

Aujourd’hui, le logiciel nous a surtout permis de gagner du temps. Par exemple, quand on nous demande l’état des entrées, on n’a pas besoin de ressortir notre “vieux cahier”, on va aller directement sur le logiciel. Je trouve aussi que c’est un plaisir de travailler dessus car l’interface est très agréable et simple d’utilisation. D’ailleurs, ma collègue l’aime bien aussi, elle le trouve facile d’utilisation, et pourtant c’est une personne de soixante ans à qui je fais découvrir le logiciel ! Donc c’est un super atout car, que ce soit ma collègue que j’ai formée au logiciel, ou que ce soient des stagiaires pendant l’été, je ne passe pas des heures à leur expliquer le fonctionnement de Mnesys. Cela nous permet du coup de récupérer l’arriéré de bordereaux qu’ils peuvent saisir facilement dans Mnesys.

Et demain, comment voyez-vous les évolutions dans l’utilisation du logiciel ?

J’apprécie les possibilités offertes par la solution. En termes d’évolutions, je trouve que NAONED est à la page de ce qu’on attend. Dans un premier temps, j’aimerais que l’on puisse se doter du portail de valorisation Mnesys pour que les gens puissent consulter directement leurs archives sur Internet (puis dans un second temps le SAE, même si aujourd’hui cela n’est pas encore dans l’air du temps à la mairie de Colomiers). Aujourd’hui, sont entrés dans Mnesys les trois quarts des bordereaux, tous les inventaires d’archives anciennes et modernes, ainsi que les plans cadastraux, les cartes postales et les photographies : on a donc une base intéressante pour l’ouvrir au public.

Pour terminer, par rapport à 2009, avez-vous constaté une différence au niveau du contexte économique de la municipalité ? La sensibilité des élus et des agents concernant la bonne gestion des archives a-t-elle évolué ?

Le contexte budgétaire est globalement beaucoup plus difficile qu’en 2009, comme dans beaucoup de collectivités. En ce qui concerne la valorisation de notre métier, je réalise des expositions tous les ans donc il y a un intérêt pour les archives, il y a du mieux dans la considération des archives, mais il y a encore un peu de chemin à faire ! Aujourd’hui, avec ma collègue on reçoit des scolaires, on se rend dans les écoles, dans les services extérieurs ou encore en maison de retraite pour parler de l’histoire de la ville et des archives. Donc c’est vrai que de notre côté on développe le service et on l’ouvre pour intéresser les gens, ce qui est une belle évolution par rapport à 2009 où ce genre d’actions étaient encore peu développées.

 

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Alexia Branchereau

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