Lorsqu’une mairie lance le projet d’acquérir un logiciel de gestion d’archives, l’une de ses principales attentes concerne la facilité pour les utilisateurs de s’approprier la solution, qu’ils soient experts ou néophytes.
Frédéric Mouilleseaux, responsable des Archives municipales d’Aurillac, répond ici à la problématique : comment Mnesys répond aux besoins des professionnels des archives et des services, quelles que soient leur expérience et leur formation ?
Archives municipales d’Aurillac
archives@aurillac.fr – 04.71.45.46.63
A la base je suis un sportif, j’ai fait des études de l’UFR STAPS pour être professeur d’EPS et j’ai exercé la fonction d’éducateur sportif à Aurillac durant plusieurs années, jusqu’à en prendre la responsabilité. Et puis à un certain moment, j’ai eu envie de changer. Une opportunité au service des archives d’Aurillac s’est présentée, c’est un domaine qui m’avait toujours intéressé, donc j’ai postulé et j’ai été retenu. En arrivant dans le service, j’ai suivi une formation de l’Association des archivistes français (AAF) : le cursus pour apprendre la chaîne de traitement des archives, tout ce qui relève du juridique, ce qui m’a beaucoup apporté. J’ai aussi fait un stage d’une semaine aux Archives départementales du Cantal pour bien prendre la mesure de mon poste. Je suis maintenant aux archives d’Aurillac depuis mai 2011.
En arrivant aux archives d’Aurillac je me suis aperçu qu’il y avait pas mal de retard, d’arriéré, et, étant novice dans le métier, je me suis dit qu’un logiciel pourrait m’aider. Et c’est ce qui s’est avéré avec Mnesys, notamment car le logiciel nous aide à respecter la chaîne de traitement archivistique. J’ai pu aussi le mettre en pratique avec ma collègue qui a adopté le logiciel, certes avec un peu de réticence au départ, mais cela s’est finalement bien passé. Les objectif étaient donc bien de m’aider dans ce métier où j’étais novice, rattraper le retard et se moderniser car beaucoup de mairies étaient déjà équipées de logiciels. Je savais que la solution allait m’aider à mettre en place le travail pour lequel j’étais missionné.
On a d’abord commencé par entrer le récolement dans le logiciel puis on s’est beaucoup servi de la fonctionnalité Aide à la conversion*, car on souhaitait vraiment récupérer l’arriéré. C’était une des raisons d’ailleurs qui nous a amenés à choisir Mnesys Archives. Ensuite, faire en sorte d’utiliser Mnesys dès lors qu’on avait un versement, puis rapidement mettre les services versants à contribution. Certains ont adhéré, d’autres non, mais le logiciel reste une aide/un support pour sensibiliser à l’archivage. Maintenant, il serait bien aussi de travailler sur la mise à disposition des tableaux de gestion pour les référents, toujours pour améliorer ces échanges.
Non, cela n’a pas posé problème car on s’est vraiment concentré sur nos priorités, à savoir l’Aide à la conversion*, les bordereaux de versement, le récolement et la recherche. En se focalisant sur ces fonctionnalités, nous en avons maintenant la bonne maîtrise. Les autres fonctionnalités nous laissent simplement la marge pour progresser dans notre savoir-faire archivistique. Non seulement je ne me suis pas senti “noyé” dans l’outil, mais au contraire cela m’a beaucoup apporté, en tant que novice dans le métier, sur les meilleures façons de procéder.
Oui, la prise en main s’est faite rapidement, notamment grâce à un mode d’emploi simplifié que j’avais établi pour ma collègue et les référents. Il y a parfois quelques petites erreurs d’utilisation, mais dans l’ensemble c’est positif.
Je n’ai pas suivi de nouvelles formations depuis 2 ans, mais je me suis rendu au Forum des archivistes à Angers en 2013 pour voir ce qui se fait, faire de la veille. Par contre, je compte demander de nouvelles formations l’année prochaine, notamment sur le numérique.
Je n’utilise pas forcément Mnesys Archives quotidiennement, mais au moins chaque semaine. Surtout pour la gestion des bordereaux de versement (saisis par les services depuis l’intranet Mnesys ou par nous-mêmes) et la recherche dans les archives. On retrouve facilement ce que l’on souhaite. On a cependant moins de demandes extérieures car les archives anciennes ont été déposées aux Archives départementales et les actes d’état civil numérisés sont disponibles sur leur site web. Ce sont essentiellement les services de la commune qui effectuent leurs demandes de communication de documents depuis le portail interne de Mnesys. Et finalement c’est un outil intéressant à présenter aux services.
Généraliser l’utilisation du logiciel pour les référents dans un premier temps, puis, à terme, mettre en place le portail de valorisation, puisque nous sommes en train de constituer un groupe de travail sur la numérisation. Qui dit numériser, dit aussi faciliter l’accès aux archives pour le citoyen, que ce soit sur le site de la ville ou un portail dédié. Pour l’instant, nous n’avons pas encore bien défini ce que nous souhaitons faire mais nous y pensons. Le but des archives reste de communiquer.
* Mnesys Archives propose une option d’aide à la conversion d’instruments de recherche au format bureautique ou issus d’un travail d’océrisation vers le format XML-EAD. Ce module est particulièrement utile pour reprendre des bordereaux de versement et inventaires produits nativement au format Word, Excel ou PDF.
La prise en main du logiciel est simple et accessible, même auprès des personnes qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique.
Jérome Lemesle, Archives de Pontivy
Les Archives s’ouvrent sur le monde numérique La Ville de Thionville et plus particulièrement les Archives annoncent la mise en place d’un nouveau service destiné à tous les passionnés d’histoire locale et régionale.