La réversibilité d’un système d’archivage électronique : l’exemple concret de Seïsan et Mnesys

Suite à la lecture des articles d’Amélie Vernusset sur la réversibilité d’un service d’archivage électronique, nous avons souhaité proposer notre vision de la réversibilité de MNESYS et de SEISAN.

Quelles garanties offrent Mnesys et Seïsan en terme de réversibilité ?

La réversibilité est le transfert de responsabilité des services de Naoned à l’équipe désignée par l’entreprise ou collectivité cliente, pour reprendre ces services. Elle s’applique lorsque le contrat s’achève, soit parce qu’il est arrivé à échéance, soit parce qu’il a été rompu avant son terme (fin de contrat anticipée).

Le transfert de connaissances sera géré par l’entreprise ou la collectivité cliente avec Naoned en accompagnement, si nécessaire. Lors du retrait de l’application, l’objectif est de transmettre l’ensemble des données, des métadonnées, et de la documentation à la nouvelle maîtrise d’œuvre de l’entreprise ou de la collectivité cliente.

Concrètement, les applications Mnesys et Seïsan ont été conçues nativement pour être intéropérables et permettre une réelle indépendance de l’entreprise ou collectivité vis à vis de Naoned. En effet le choix de travailler sur un flux de traitement des métadonnées sur toutes les étapes des procédures, d’utiliser les formats de métadonnées recommandés par le modèle OAIS et le Service Interministériel des Archives de France (EAD, EAC, METS, SEDA, PREMIS) et de manipuler et conserver ces métadonnées nativement en XML garantit une interopérabilité et une pérennisation optimales.

Enfin,l’ensemble de la documentation fonctionnelle et technique autour du système d’archivage électronique est transmise dès la phase projet, cela afin de garantir le réversibilité de nos produits et notre transparence.

La valeur probatoire avec Mnesys et Seïsan ?

Afin de prouver que les documents électroniques sont bien ce qu’ils prétendent être, différents contrôles et une traçabilité complète sont effectués par l’application. Mnesys et Seïsan permettent de conserver l’ensemble des faisceaux de preuve exigés par la législation en vigueur pour les documents nécessitant des besoins d’authentification importants :

  • l’usage de la signature est mis en œuvre dans les différentes transactions (bordereaux d’entrée et de sortie)
  • l’horodatage est automatiquement mis en place via un tiers “Autorité d’horodatage”
  • des contrôles d’intégrité réguliers sur l’ensemble des documents archivés sont configurables dans l’administration
  • la journalisation de tous les événements dans des fichiers chaînés et scellés

3 idées vraies sur notre système d’archivage électronique et la réversibilité

  • Je peux récupérer les documents ainsi que les éléments essentiels du SAE de façon sécurisée

La transaction de sortie définitive (Transfert) au format SEDA, prochainement MEDONA, est implémentée. Cela permet de sortir l’ensemble des éléments essentiels (documents, métadonnées et journaux) et de les transmettre à un outil tiers respectant ce protocole normalisé.

  • Naoned met les moyens techniques, organisationnels et financiers à la bonne tenue du plan de réversibilité

Le plan de réversibilité est prévu depuis le début dans l’offre financière. Il intègre l’ensemble des moyens nécessaires : accompagnement au transfert des données et métadonnées,  documentation et activation de la fonctionnalité de sortie définitives prévue en standard dans le SAE.

  • Mnesys et Seïsan comprennent des garanties permettant à Naoned de pouvoir confirmer la réversibilité de l’outil

Nos produits offrent notamment les garanties suivantes : sécurisation du SAE, conformité Z42-013, possibilité de revenir à une version antérieure, communication des codes à une agence de dépôt de code sources.

Comment se passe le plan de réversibilité ?

Le plan de réversibilité peut donc être mené en toute autonomie par le client, NAONED reste en accompagnement si nécessaire. En effet le SAE permet au client, via la fonctionnalité des sorties définitives, de sortir l’ensemble des données, des métadonnées et des journaux. Cette procédure est, de plus, normée : c’est un webservice en XML SEDA (MEDONA). L’ensemble de la documentation nécessaire à une réversibilité complète fait partie des livrables en phase projet que le client a en sa possession. Cette documentation comprend :

  • les schémas XML des métadonnées,
  • le formalisme des journaux (conformes Z42-013)
  • la documentation fonctionnelle et d’architecture technique afin d’expliciter les événements, notamment de migration de format ou de support.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez m’envoyez un mail à  cmasfrand@naoned.fr

Claire Masfrand