L’accompagnement personnalisé : la clé de réussite des projets pour les services d’archives communales

L’informatisation ou la réinformatisation est un projet phare pour un service d’archives communales ou intercommunales. Ce projet s’inscrit souvent dans une démarche de performance du service, de mise en place de procédures métier abouties et de visibilité vis-à-vis des autres services de la collectivité territoriale. La simple acquisition d’un logiciel métier ne suffit pas à atteindre l’objectif final du projet. Il est essentiel de prévoir un accompagnement et des prestations personnalisées pour faciliter l’acceptation, l’appropriation et la mise en place de la nouvelle solution.

Chez Naoned, cet accompagnement passe, dans un premier temps, par la mobilisation d’une équipe composée d’archivistes professionnels (chef de projet, experts fonctionnels). Cette équipe est à même de comprendre les problématiques, les spécificités et les attentes du service et d’orienter au mieux le service dans la réalisation de son projet.

L’accompagnement métier proposé par les experts fonctionnels de Naoned repose sur trois grandes actions :

  • Une gestion de projet et un accompagnement à la conduite de changement

Pour mener à bien la conduite de changement, le responsable du service archives peut s’appuyer et compter sur l’expert fonctionnel, fort de ses connaissances métier et de son expérience de terrain, qui lui fera part de ses conseils et préconisations.

  • Une formation des utilisateurs personnalisée selon les besoins et adaptée à un service d’archives communales ou intercommunales

La formation dispensée est adaptée à un service d’archives communales ou intercommunales. Son format court, de 2 à 3 jours, permet de se concentrer sur les fonctionnalités clés de Mnesys Archives indispensables au service et adaptées aux procédures internes, comme en témoigne le projet de la Ville de Poitiers.

  • La mise en oeuvre de paramétrages adéquats pour un service d’archives communales ou intercommunales

Ensemble, le ou les responsables du service et l’expert fonctionnel définissent les meilleurs paramétrages du logiciel qui permettront ensuite au service Archives d’utiliser un outil parfaitement adapté à ses pratiques.

Dans le cas d’un changement de logiciel , une reprise de données de l’ancien outil est souvent nécessaire. Cette étape n’est pas anodine et mobilise tous les acteurs du projet. L’équipe d’archivistes professionnels de Naoned est forte d’une expérience dans la conduite et la réalisation de la reprise de données quelle qu’en soit l’origine (issues d’outils bureautiques, de logiciels spécifiques, etc.) L’accompagnement de l’expert fonctionnel permet ici d’assurer une continuité de service et une transition sans difficulté.

La mise en production de l’outil au sein du service archives correspond à l’aboutissement de la phase projet et le début de la phase de maintenance. Toutefois, l’accompagnement de l’équipe de Naoned ne s’arrête pas là.

Dans le cadre de la maintenance, Naoned propose aux services ayant acquis Mnesys Archives un service de support multiforme, coordonné par le chargé du support, archiviste professionnel. Celui-ci met à disposition des archivistes une méthodologie et des outils de suivi des demandes de corrections qui permettent une réactivité optimale. La maintenance évolutive est gérée plus largement au niveau de la Communauté des utilisateurs de Mnesys. A travers leurs échanges, la communauté d’utilisateurs, qui rassemble plus de 40 villes et agglomérations, partagent leurs usages et leurs pratiques et travaillent ensemble en collaboration avec Naoned sur l’évolution de Mnesys Archives, dans le but de développer des systèmes innovants, pérennes et adaptés.

Le chargé du support et plus largement les consultants archivistes du Pôle “Relation clients” conseillent et orientent les archivistes dans leur utilisation quotidienne de Mnesys Archives dans le but de performer et/ou de la réadapter aux nouvelles pratiques et aux nouveaux enjeux.

Grâce à ce travail d’accompagnement et de mobilisation de tous les acteurs d’un projet d’informatisation, ou de réinformatisation, le service Archives peut mettre l’outil au centre de sa démarche de consolidation des procédures internes et comme base de ses pratiques métier.

Alexia Branchereau

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *