L’accompagnement personnalisé : la clé de réussite des projets pour les services d’archives communales

[Article mis à jour le 10/04/2017]
Parmi les 730 communes et intercommunalités référencées sur le site FranceArchives.fr, certaines sont équipées d’un logiciel archives, d’autres utilisent des outils bureautiques tels que Excel pour suivre leurs activités.

La mise en oeuvre d’un logiciel ou un changement d’outil en place depuis plusieurs années implique un accompagnement fort des professionnels des archives pour assurer la mise en place de la solution dans les meilleures conditions. Ces projets s’inscrivent dans une démarche de performance du service et d’amélioration des échanges avec les agents de la collectivité.

Chez Naoned, l’accompagnement est assuré par plusieurs archivistes, interlocuteurs principaux des communes et intercommunalités. Leur rôle est de comprendre les problématiques et les spécificités de la collectivité et d’orienter le service des archives dans la réalisation de son projet qui passe par plusieurs étapes clés :

 

1. LA CONDUITE AU CHANGEMENT 
Avant le démarrage du projet, les archivistes de Naoned procèdent à une phase d’audit dont l’objectif est de connaître l’organisation et les enjeux du projet du services des archives afin de proposer par la suite les prestations ad-hoc.

Le service des archives peut s’appuyer sur les archivistes de Naoned : forts de leurs connaissances et de leur expérience terrain, ils apportent les conseils et les préconisations pour faciliter l’acceptation et l’appropriation de l’outil numérique.

 

2. UN PROGRAMME DE FORMATION PERSONNALISÉ
Les archivistes de Naoned dispensent des formations personnalisées afin de les adapter aux spécificités de chaque collectivité. Son format court de 2 à 3 jours, conçu pour les services archives de 1 à 3 personnes, permet à ces derniers de se concentrer sur les fonctionnalités indispensables à court terme mais pas seulement. Un logiciel est évolutif et doit pouvoir être pérennisé dans le temps : quels seront les bénéfices pour le service des archives dans 1 an, 3 ans ou 5 ans ? La formation doit permettre au service des archives de se projeter à long terme et d’envisager de nouvelles procédures internes.

 

3. LA MISE EN OEUVRE DES PARAMÉTRAGES POUR FOURNIR UNE SOLUTION « CLÉS EN MAINS »
Les archivistes de Naoned identifient les paramétrages qui permettent au service des archives d’utiliser un outil parfaitement adapté leurs pratiques, comme par exemple des modèles de bordereaux de versement personnalisés suivant les services.

 

4. LA REPRISE DE DONNÉES
La reprise des données est primordiale dans chaque projet, qu’il s’agisse de quelques fichiers bureautiques ou de multiples bases issus de logiciels spécifiques.

Cette étape n’est pas anodine et mobilise tous les acteurs du projet. Les archivistes de Naoned bénéficient d’une expérience forte dans l’analyse, le traitement et la récupération de données. Leur expertise garantit une continuité de service maximale et une transition dans les meilleures conditions.

 

5. LA MISE EN PRODUCTION DE L’ENTRÉE EN MAINTENANCE
La mise en production du logiciel correspond à l’aboutissement du projet et marque le début de la phase de maintenance. Toutefois, l’accompagnement ne s’arrête pas là.

Dans le cadre de la maintenance, plusieurs archivistes coordonnent le service d’assistance téléphonique.

La maintenance corrective est assurée par un outil de suivi des demandes de corrections accessible aux clients. Cet outil permet une réactivité optimale des équipes techniques de Naoned.

La maintenance évolutive est quant à elle gérée plus largement au niveau de la Communauté des utilisateurs de Mnesys. Au travers de leurs échanges, les utilisateurs de Mnesys (présents aujourd’hui dans plus de 50 villes et agglomérations) partagent leurs usages et bonnes pratiques et collaborent avec les équipes de Naoned sur les futures évolutions.

 

Au final, tous les archivistes de Naoned ont pour mission de conseiller et d’orienter les professionnels des archives des collectivités dans leur utilisation de Mnesys afin de gagner en efficacité au quotidien.

Grâce au travail d’accompagnement et à la mobilisation de tous les acteurs du projet, le service des archives dispose d’un outil au centre de sa démarche de consolidation des procédures internes et comme base de ses pratiques métier.

Alexia Branchereau