L’aide en ligne Mnesys : progresser en autonomie sur le logiciel

Lors de la montée de version 3.13 de nos systèmes de gestion d’archives et de ressources patrimoniales, nous avons intégré à nos solutions une aide en ligne, contextuelle et adaptée aux profils des utilisateurs

L’ancien manuel utilisateur de l’application Mnesys, un PDF de 120 pages, décrivait essentiellement un pas à pas fonctionnel sans apporter d’exemples précis d’usages. Cet outil pédagogique s’est avéré fastidieux à mettre à jour à chaque évolution de Mnesys, et finalement jugé peu pratique par les utilisateurs.

Le choix a donc été fait de développer une aide en ligne directement intégrée à Mnesys, afin de faciliter la recherche d’article par les utilisateurs, mais aussi la mise à jour de l’aide par les équipes de Naoned.

 

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Une aide en ligne enrichie par les utilisateurs

 

Un premier lot d’articles a été rédigé par notre responsable de produit archives sur l’ensemble des modules, et correspond aux retours reçus lors de la dernière enquête de satisfaction envoyée aux utilisateurs en janvier 2016. Au total, ce sont aujourd’hui plus de 500 articles contextualisés et illustrés de captures d’écran et de vidéos tutorielles, que l’on retrouve au sein de l’aide en ligne.

Mais la particularité de cette aide en ligne réside dans son fonctionnement collaboratif : si un utilisateur ne trouve pas de réponse à ses questions d’usage, il peut proposer la rédaction d’un article directement depuis l’aide en ligne. Il peut aussi poster des commentaires et noter la pertinence des articles. Il participe alors à l’amélioration continue de l’aide en ligne en proposant des améliorations sur les articles déjà rédigés.

Sur les 500 articles rédigés depuis juin 2016, plus d’une trentaine sont issus de la contribution des utilisateurs.

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Une aide sur-mesure  

Au sein de l’application Mnesys, tous les utilisateurs ne possèdent pas les mêmes droits de lecture ou d’écriture. Ouverte à tous les utilisateurs, l’aide en ligne propose des contenus en fonction du profil de l’utilisateur connecté (archiviste référent, producteur d’archives issu d’un autre service, administrateur du logiciel…).

Et parce qu’elle s’adapte également au contexte de navigation (le module sur lequel se trouve l’utilisateur), chacun accède aux articles correspondant à son usage précis de l’application.

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Emma Moulin

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