L’analyse de données : explications et enjeux

L’étape de l’analyse des données est une phase fondamentale au sein d’un projet de réinformatisation pour un service d’archives.

Cet article a pour but de vous présenter cette étape en identifiant clairement ses enjeux et d’expliquer le rôle des différents acteurs mobilisés : l’expert fonctionnel, l’ingénieur intégrateur et enfin, l’utilisateur final de la solution Mnesys.

Comprendre les différentes étapes en jeu lors d’un projet de réinformatisation d’un service d’archives

 

La première étape est celle de l’analyse de données, qui fait figure de pierre angulaire à la bonne réussite du projet. Pour mener à bien cette analyse, plusieurs acteurs entrent en jeu : l’expert fonctionnel, l’ingénieur intégration et enfin le futur utilisateur de la solution Mnesys.

L’analyse de données se décompose en plusieurs étapes permettant d’aboutir à la reprise quasi-parfaite des données du service d’archives dans le logiciel Mnesys Archives.

La première se trouve être celle de la transmission des données. Le but est de vérifier si les fichiers ont bien été transmis d’un point de vue qualitatif et quantitatif. L’expert fonctionnel et l’ingénieur intégration s’assurent de l’intégrité des données fournies par le client en vérifiant que celles-ci ne soient pas corrompues. Ils contrôlent l’existence d’éventuels points bloquants au traitement technique et à l’analyse des données.

La seconde étape est celle de l’analyse de données en tant que telle. Les acteurs y participant sont l’expert fonctionnel et le futur utilisateur. Leurs échanges sont symbolisés par de multiples point fonctionnels tracés dans des comptes rendus.

L’expert fonctionnel doit donc être en mesure d’identifier les données et surtout d’identifier l’ensemble des éléments de chaque fichier transmis par le futur utilisateur. Cette étape dite d’identification de chaque élément illustre la plus value qu’apporte l’expert fonctionnel de par sa formation initiale en archivistique. En effet, grâce à son analyse et ses compétences archivistiques ainsi que sa connaissance pointue de l’outil Mnesys, l’expert est à même de comprendre les données et d’orienter le futur utilisateur vers les meilleurs solutions quant à la bonne reprise de ces données. Tout ce travail, toutes ces décisions prises par l’expert fonctionnel sont formalisés dans deux documents :

  • Le cahier de reprise
  • Le plan de migration

Cahier de reprise et plan de migration : la réalisation du dossier d’analyse des données par l’expert fonctionnel

Le cahier de reprise est un tableau de concordance réalisé par l’expert fonctionnel devant être communiqué à la fois au futur utilisateur de la solution Mnesys ainsi qu’a l’ingénieur intégration. Il s’agit donc d’un tableau illustrant la concordance entre les champs présents dans les fichiers sources et les champs présents dans la solution Mnesys. Ce document permet de savoir et de comprendre quelle sera la destination des données dans la solution Mnesys. Pour chaque type de fichier, il existe donc un tableau de concordances expliquant dans quel module de Mnesys les données doivent être reprises et ensuite dans quel champ les données doivent être affichées.

Le plan de migration (ou cahier de maquette) est un document illustrant le cahier de reprise. En effet, il s’agit ici d’une explication de texte de la reprise, accompagnée d’un jeu de test de données saisi manuellement sur l’environnement de pré-recette. Les données intégrées sont donc des échantillons qui ont été validées conjointement par l’expert fonctionnel et les utilisateurs. Ces jeux de test sont censés couvrir tout le périmètre de la reprise. Dans l’idéal, chaque fichier doit avoir un échantillon de leur données maquetté dans le plan de migration.

Ces données intégrées seront donc accompagnées de copies d’écran qui seront insérées dans le plan de migration. À ces copies d’écrans s’ajouteront le rappel de la concordance des champs dans Mnesys. En effet, il est nécessaire d’expliquer dans ce document la destination des données reprises afin de faciliter la compréhension et la projection de l’utilisateur dans la future utilisation du logiciel. En plus de ce rappel de la concordance, l’expert fonctionnel peut également fournir des explications complémentaires sur la reprise de telle ou telle donnée afin de prévenir au mieux l’utilisateur sur les impacts de la reprise des données à tel endroit dans Mnesys.

Ce dossier d’analyse de données est donc un livrable transmis au futur utilisateur que ce dernier doit valider. Il s’agit d’une étape primordiale dans le projet de ré-informatisation d’un service car c’est à ce moment précis que l’utilisateur comprend la façon dont vont être reprises ses données. L’expert fonctionnel a pour mission de lui faire clairement comprendre comment apparaîtront les données dans la solution qu’il vient d’acquérir et de lui apporter son aide dans les choix à faire quant à la destination des données dans l’application. Tout ce travail d’accompagnement s’illustre à travers de multiples points fonctionnels devant aboutir à la validation du dossier d’analyse par l’utilisateur. Ce document est primordial car il sécurise les utilisateurs dans le choix quant à la reprise de leurs données.

La validation du dossier d’analyse de données est formalisée par la génération de ce qu’on appelle un procès-verbal de validation de reprise de données. Ce procès-verbal a pour but d’éviter tout écart au dossier d’analyse et de statuer clairement sur la forme de la reprise de données.

Le travail de l’ingénieur intégration : la migration des données

Une fois la validation obtenue, l’ingénieur intégration entre en scène afin d’effectuer la migration des données en conformité avec ce qui a été décidé dans le dossier d’analyse. Il s’agit de la prochaine étape.

L’expert fonctionnel doit donc fournir à l’ingénieur le dossier d’analyse de données et effectuer un point complet sur la migration à effectuer (explication des points sensibles de la reprise par exemple…). L’expert fonctionnel et l’ingénieur intégration sont en partenariat total sur cette opération.

Lorsque l’ingénieur a finalisé l’ensemble des scripts informatiques liés à la migration des données, il doit livrer les données sur l’environnement dit de « développement ». Cette migration clôt définitivement la phase d’analyse de données.

En conclusion

L’analyse des données intègre donc trois acteurs majeurs :

  • le futur utilisateur qui doit fournir les données devant être reprises et expliquer au moins de façon sommaire l’utilité de ses propres données
  • l’expert  fonctionnel qui a pour mission de s’assurer de la validité archivistique des données, de structurer la reprise des données dans l’application et d’accompagner le futur utilisateur dans ses décisions quant à la reprise des données. Pour cela, il doit donc concevoir le dossier d’analyse des données ;
  • l’ingénieur intégration qui a pour mission de s’assurer de la validité informatique des données transmises par le futur utilisateur et ensuite d’effectuer la migration des données conformément au dossier d’analyse sur l’environnement de développement.

Cette phase est donc primordiale car elle conditionne la bonne réussite du projet de ré-informatisation et pose les bases quant aux pratiques d’utilisation de l’application par les futurs utilisateurs. Pourtant, la phase d’analyse des données n’est qu’une partie du projet de ré-informatisation car lorsque la première migration des données a été effectuée commence alors la phase dite de « Recette » mais c’est une autre histoire..

Florian Lhuissier

4 Comments

  1. Il est sensé et respectueux de ne jamais « forcer » les données à rentrer dans des cases au forceps et de laisser une part des choix entre les mains du destinataire. Bravo pour cela et merci pour vos clients !
    Changer d’outil n’est déjà pas évident ; c’est une démarche souvent difficile et longtemps réfléchie demandant de remettre en cause les habitudes ! Le client en attend donc un bénéfice certain (dans l’outil comme dans les données saisies) mais est souvent désemparé s’il retrouve, dans l’outil désiré, un vrac de ses données (ou de listes d’autorité) ; la déception guette alors !
    Cela est vrai pour les archives où les données sont pourtant très structurées mais encore plus dans des musées, muséums ou coll privées, photothèques… pour lesquels la saisie est plus libre et l’utilisation personnalisée de l’outil plus grande.
    Comprendre ce que le client a voulu faire dans sa saisie, ce qu’il a +/- bien fait, retrouver les rubriques détournées de leur utilisation première… De fait donc, savoir proposer une intervention corrective et/ou normative peut-être un bon complément à votre process qui semble déjà bien rôdé !

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