Suite et fin de notre entretien avec deux experts de l’archivage électronique, les consultants Roger Gimenez et Frédéric Clavurier.
Dans la première partie de notre interview, ils nous en disaient plus sur les acteurs et les différents types de projets en cours dans les collectivités. Nous revenons aujourd’hui avec eux sur la question de la mutualisation des services, de plus en plus mise en place par les collectivités pour leurs projets d’archivage électronique. Quels sont les acteurs qui se rassemblent, et dans quel but ?
Ressentez-vous une demande de plus en plus forte de mutualisation entre services ?
Frédéric Clavurier : On est sur un terrain qui se prête bien à la mutualisation. La mutualisation rend les choses plus complexes, induit d’ajouter des étapes et supporte une gouvernance idoine, il faut donc bien en mesurer les impacts. Dans une logique de mutualisation, il faut aussi savoir admettre que les besoins et contraintes des uns ne sont pas nécessairement ceux des autres et rechercher en permanence le meilleur compromis.
Roger Gimenez : La réflexion est portée autour d’une gestion collaborative des archives courantes ou intermédiaires. Sur ces périmètres, la mutualisation et l’externalisation sont des scénarios qui peuvent être envisagés. En externalisant, des collectivités se sont engouffrés dans cette recherche de la plate-forme plutôt que de se recentrer sur leur contexte de départ, leur problématique à savoir : ce qui est réellement à archiver ? C’est là où l’on intervient pour recentrer le débat en leur disant qu’avant de penser à la solution, à l’outil, revoyez bien le processus dans son ensemble et essayez d’optimiser tout ça.
A quel niveau voyez vous cette mutualisation : département / région / établissement public ou global ?
Frédéric Clavurier : En ce qui me concerne, j’ai eu des cas d’études à tous les niveaux : agglomérations, départements, régions… Je dirais que cela dépend du contexte et des opportunités qui se présentent. Souvent, ce sont des structures porteuses d’autres projets de mutualisation, notamment autour de la dématérialisation, qui souhaitent s’engager dans l’archivage électronique. Il n’y a pas une solution unique : il faut avant tout bien cerner le contexte et les opportunités propres à un territoire.
Roger Gimenez : Je confirme qu’il n’y a pas un modèle qui est complètement instancié et que l’on peut reproduire dans chaque collectivité et sur chaque région. Il y a des facilités qui sont peut-être aussi un peu politiques avec des élus locaux, mais l’application n’est pas la même selon les contextes.
La mutualisation est toujours vue comme un intérêt mais on s’aperçoit qu’il y a un déplacement de l’enjeu sur la partie archivage. La mutualisation est un mouvement qui prouve que ce qui compte pour les collectivités c’est de produire de façon maitrisée et la plus efficace possible.
La mutualisation va leur permettre de partager leurs savoir-faire et leurs retours d’expérience sur cette gestion de la production, plus que sur le choix d’une plateforme. Il y a un changement, nous on l’a vu notablement depuis ces deux derniers années, les collectivités sont plus attentives. Les changements des régions, les projets nationaux les amènent à réfléchir au quotidien sur leur production, l’efficacité de leurs échanges. Il ne faut donc pas ménager l’accompagnement de ces changements de process qui sont très importants.
Début de l’interview, partie 1 : L’archivage électronique dans les collectivités : où en sommes-nous ?
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