L’échantillonnage des archives : comment favoriser la compréhension des fonds pour le lecteur ?

L’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques sont des éléments clés favorisant la compréhension des fonds pour le lecteur.

En effet, celui-ci a besoin de savoir pourquoi et comment l’évaluation et la sélection ont été pratiqué. Il doit être informé de la présence de documents récapitulatifs, l’effectif de départ des dossiers avant échantillonnage.. autant d’éléments clés pour sa recherche, mais aussi pour la véracité de ses conclusions, la fiabilité des statistiques qu’il pourra en ressortir (et qui lui permettront de corriger d’éventuels biais).

S’inscrivant dans ce besoin, un cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques est paru en juillet 2014. Véritable événement dans la profession archivistique, il permet d’établir une doctrine officielle sur un sujet construit jusqu’alors de manière empirique.

Ce cadre redéfinit précisément ce qu’est l’évaluation et la sélection des archives, et propose aux archivistes les étapes à suivre, ainsi que des recommandations. Ainsi, il permet d’améliorer la qualité des versements d’archives historiques, afin de mieux archiver pour les futurs lecteurs. Il met notamment l’accent sur l’importance de documenter l’évaluation et la sélection des archives et propose aux archivistes une grille d’évaluation des fonds, ainsi que la liste des éléments à faire figurer au sein d’un versement ayant fait l’objet d’une conservation partielle.

Ces informations ainsi formalisées sont essentielles aux lecteurs lorsqu’ils consulteront et analyseront les documents d’archives. La documentation sur l’évaluation et la sélection est donc un élément indispensable pour la compréhension des fonds et la restitution au futur lecteur d’une bonne vision de l’ensemble des archives.

Avec Mnesys, il est très simple de joindre à un versement ou un instrument de recherche la documentation rédigée sur la sélection et l’échantillonnage du fonds d’archives.

Au sein d’un versement ou d’une entrée, l’archiviste peut joindre au bordereau un document bureautique expliquant la méthode de sélection. Grâce à l’option “modèle de bordereau”, il peut également créer un champ additionnel de description, intitulé par exemple “Documentation sur l’évaluation et la sélection” et l’associer au champ “Évaluation, tris et éliminations, sort final” du masque EAD. Les informations renseignées dans ce champ additionnel par le référent ou l’archiviste sur le bordereau seront ensuite visibles dans l’instrument de recherche au moment de l’entrée définitive des archives dans Mnesys.

Au sein d’un instrument de recherche, dans le champ “Évaluation, tris et éliminations, sort final” (masque EAD), vous pouvez renseigner et mettre en forme les informations sur la méthode de sélection des archives.Vous pouvez également réaliser dans ce même champ un lien vers un fichier bureautique expliquant la méthode de sélection ou la grille d’analyse qu’il aura préalablement importé dans les multimédias de Mnesys.

Lorsque les instruments de recherche sont publiés sur le portail de valorisation, les utilisateurs ont alors accès à la documentation sur l’évaluation et la sélection du fonds lorsqu’ils consultent les notices.
Si vous souhaitez plus d’explications sur l’application de ce cadre méthodologique au sein du logiciel Mnesys, n’hésitez pas à nous contacter.

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Alexia Branchereau

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