Principes de gouvernance dans un système de gestion des archives

La notion de gouvernance de l’information est propre aux principes de Records Management. Elle vise notamment à concentrer et maîtriser les flux d’informations. Sa mise en oeuvre est facilitée par Mnesys qui propose la gestion des domaines d’activités et de la criticité tout au long du cycle de vie du document.

MISE EN OEUVRE DES PRINCIPES DE GOUVERNANCE

Afin de maîtriser les flux d’informations au plus tôt, les pratiques de Records Management recommandent de définir les acteurs de l’archivage (producteurs d’informations, services gestionnaires de l’information), les typologies documentaires produites, et les règles archivistiques afférentes à ces typologies documentaires.

  • Les acteurs permettent de renseigner la provenance de l’information.

    Ils sont en premier lieu les services producteurs d’information décrits via la norme ISAAR-CPF. L’identification seule du producteur ne permet pas tout le temps d’avoir l’entièreté du contexte. En effet, les services producteurs peuvent fusionner, se scinder, changer de nom, les organigrammes sont mouvants. La notion d’Activité (ou Fonction), décrite via la norme ISDF, permet de conserver de manière plus pérenne le contexte de production d’un document ou d’une archive.
    Par exemple, l’indication de l’Activité “Ressources Humaines” permet de rechercher sur tous les documents de l’activité, sans avoir à connaître le nom exact du service producteur qui peut être “Service du personnel” ou “Direction générale des ressources”.

  • Les règles d’archivage consistent à décrire le cycle de vie du document.

    C’est la durée d’usage du document à l’issue duquel celui-ci doit être finalement conservé, trié ou éliminé, ainsi que les règles d’accessibilité (habilitations) et la criticité des documents (vitale, critique, ..).
    Par exemple, des documents sur la stratégie économique, comme le “Business Plan” seront considérés comme vitaux pour l’entreprise.

 

L’ensemble de ces informations – lorsqu’elles sont enregistrées au plus tôt dans le cycle de vie des documents – permet un meilleur suivi de l’information. Elles sont une aide à la décision précieuse.
En effet, si un document est détecté sensible, le service gestionnaire peut orienter sa conservation sur un support adapté ou un lieu spécifique. De la même façon, le fait d’avoir connaissance de l’ensemble du contexte de production permet de préciser le traitement de certaines archives (gestion des accès, conditionnement ou migration de formats, …).

 

ET CONCRÈTEMENT DANS MNESYS ?

Mnesys permet de renseigner le contexte de production en préparation de la collecte des documents, de faciliter leur versement dans le système de gestion (support papier ou électronique) et d’assurer la conservation préventive. Ces fonctionnalités ont été renforcées avec la prise en compte des domaines d’activités et de la criticité dans le suivi du document tout au long de la chaîne archivistique.

Capture d’écran de Mnesys – Gestion de la criticité et des domaines d’activité dans les tableaux de gestion

 

Ainsi, ces informations peuvent être renseignées dès le module de Gouvernance de Mnesys pour ensuite s’appliquer aux entrées.
Cela permet un suivi opérationnel dans les choix de conservation : lieux spécifiques aux documents vitaux (robot de stockage, coffres ou armoires, …), migration de format ou opérations de conditionnement des fonds d’un service producteur etc.

 

Capture d’écran de Mnesys – Gestion de la criticité et des domaines d’activité dans le conservation

Claire Masfrand

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