Lettre Mnesys – Janvier 2015

Edito

En ce début d’année nous sommes fiers d’accueillir le 100e client au sein dans notre communauté de clients. C’est à la fois un sentiment de grande responsabilité et de fierté que je ressens. L’évolution de Naoned est un succès avant tout collectif : c’est l’ensemble de l’équipe qui a construit l’édifice qu’est l’entreprise aujourd’hui. Mais sans la confiance témoignée régulièrement par nos clients nous n’aurions pas eu la carburant pour faire tourner le moteur !

L’organisation de Naoned a évidemment évolué et continue d’évoluer pour assurer un service de qualité à nos clients. Avec 100 organisations clients et près de 400 utilisateurs finaux, la gouvernance de la feuille de route doit également évoluer pour mieux impliquer l’ensemble des utilisateurs de Mnesys, et les impliquer dans les décisions d’évolution et les spécifications. Moi et mon équipe avons réfléchi à un nouveau mode de pilotage et de communication des évolutions que nous communiquerons à nos utilisateurs dans quelques semaines.

A nous de garder le meilleur de notre esprit de jeune entreprise innovante tout en structurant l’édifice de la grande entreprise de demain. Je vous souhaite le meilleur pour l’année 2015, qu’elle vous apporte bonheur, réussite et de nombreux projets enthousiasmants !


Actualité de nos produits

Naoned lance une nouvelle solution de gestion des documents d’activité : Seïsan RM

L’année 2015 sera marquée par des nouveautés du côté de notre offre. En effet, une nouvelle suite logicielle de gestion et valorisation de l’information est en plein lancement, avec pour première étape le logiciel Seïsan RM. Seïsan RM est une solution de gestion des documents d’activité qui ont une valeur managériale et juridique. Seïsan RM est l’outil indispensable au Records manager.

Plus d’infos sur Seïsan SEISAN_RM

 


Actualités de nos projets

La bibliothèque numérique de la BDIC est en ligne : découvrez l’Argonnaute

Le 17 novembre 2014, le Président du Conseil général des Hauts-de-Seine, Patrick Devedjian, et le Président de l’Université Paris Ouest Nanterre La Défense, Jean-François Balaudé, ont inauguré la nouvelle bibliothèque numérique de la BDIC, L’Argonnaute, réalisée avec la solution Mnesys. Elle propose une navigation fluide entre les documents, des sources exceptionnelles parmi lesquelles vous trouverez des archives filmiques, des revues de la Grande Guerre ou encore des reportages photographiques du début du XXe siècle.

Plus d’infos sur l’Argonnaute

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L’Argonnaute

 

Les archives départementales de Savoie ont mis en ligne leurs instruments de recherche

Le portail des archives de la Savoie vient d’être enrichi d’un portail consacré aux instruments de recherche. Cette ouverture fait suite à un important travail de reprise et de conversion de la base de données existante. Cette reprise a permis une restructuration de la base de description. Les notices étaient en effet « à plat » dans le logiciel Clara, un travail de hiérarchisation a donc été mené de manière collaborative entre les équipes des Archives départementales et de Naoned.
Cette opération a suivi 3 étapes :
  • un dossier d’analyse des données a spécifié les règles de hiérarchisation et de structuration des inventaires
  • les archivistes de Savoie ont mis en cohérence les données préalablement extraites de Clara
  • l’équipe de Naoned a établi les scripts de conversion de ces données
Ce sont plus de 1800 instruments de recherche qui ont ainsi été générés ! Ces inventaires sont aujourd’hui accessibles sur le nouveau portail de recherche qui offre au public un moteur de recherche global et près de 20 accès thématiques sous forme de formulaires multicritères.

 

Découvrez le portail des archives départementales de Savoie

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Le portail des archives de la Savoie

Focus sur le projet du Conseil général du Calvados

Le passage en production de Mnesys aux Archives départementales du Calvados a eu lieu début octobre. Le déploiement a fait l’objet d’une reprise des données provenant de Gaïa (récolement, notices de description,…) : ce sont plus 800 000 cotes qui ont été migrées ! En terme de conduite au changement, le groupe projet a été formé dans un premier temps, puis l’ensemble des agents (50 environ). Aujourd’hui les agents sont complètement satisfaits par rapport à l’outil précédent.
La prochaine étape consistera à déployer le système d’archivage de Mnesys. Le SAE sera interfacé avec le système de GED Alfresco. Démarrage prévu sur le 2e semestre 2015.

La communauté Mnesys s’agrandit

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Le projet vise à mettre en place une nouvelle solution de gestion des archives afin de remplacer les outils existants CLARA et LORIS, et ainsi répondre aux nouvelles exigences du service. Le département n’a pas fait le choix d’une acquisition de licences et d’un installation au sein de l’infrastructure du Conseil général mais passe par un abonnement avec hébergement de la solution sur les serveurs de Naoned.

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Le service des archives de la Région Limousin a décidé d’utiliser Mnesys Archives pour la gestion de ses archives papier.

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La CCI Marseille Provence rejoint la communauté des utilisateurs Mnesys en remplacement de leur solution d’archivage papier Texto.

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Les archives du Pays de Flers se dotent aujourd’hui de Mnesys pour optimiser la collecte, le classement, la communication et la conservation des documents issues de l’activité des institutions municipales (ville de Flers) et communautaires (Communauté d’agglomération du Pays de Flers). Mnesys permettra également aux Archives du Pays de Flers de prendre en charge efficacement l’animation et la gestion des archives des 24 autres communes membres de l’EPCI.

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Les archives d’Annemasse Agglo se dotent aujourd’hui de Mnesys pour optimiser la collecte, le classement, la communication et la conservation des documents issues de l’activité des services de Communauté d’agglomération Annemasse Les Voirons. Mnesys permettra également aux archives d’Annemasse Agglo de prendre en charge efficacement l’animation et la gestion des archives des 12 autres communes membres de l’EPCI.


Evénements

En février, deux événements sont à l’agenda de Naoned : le SimeSitem au Carrousel du Louvre à Paris, et une demi journée consacrée au retour d’expérience à Rezé (44). Nous vous invitons également à découvrir la date et le lieu des prochaines Journées Mnesys !

Les 7e Journées Mnesys à Lyon !

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Les Journées Mnesys sont désormais devenues un moment incontournable de rencontre pour la communauté des utilisateurs du logiciel Mnesys. Cette année l’évènement se déroulera dans la belle ville de Lyon, aux Archives Départementales du Rhône,  les 11 et 12 Juin ! Un moment unique pour expérimenter nos nouveautés, se former avec nos ateliers, et partager vos retours d’expérience, tout ça dans un esprit de convivialité. Le programme est en cours de réalisation, pour être au courant des dernières actualités de ces Journées, restez connectés sur notre blog, ou suivez Mnesys sur Twitter.

Naoned au SimeSitem  : participez à notre atelier !

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Du mardi 3 février au jeudi 5 février, l’équipe de Naoned sera présente au Carrousel du Louvre lors du SimeSitem, 1er salon muséographique d’Europe. Durant ces trois jours, nous vous ferons découvrir notre offre Mnesys Musée sur le stand h7. Nous animerons également en collaboration avec le Musée du Quai Branly un atelier autour de la documentation en musée intitulé “Quel gestion efficace pour la documentation en musée?”, mercredi 4 février de 11h45 à 12h30.
Nous vous y attendons nombreux !

Plus d’informations sur notre atelier

 

Retour d’Expérience Mnesys – le 26 février à Rezé 

Jeudi 26 février, Naoned organise une journée consacré au Retour d’Expérience à la mairie de Rezé sur le thème de la mise en oeuvre d’un logiciel de gestion d’archives dans un service d’archives communales ou intercommunales. Une demi-journée (14h – 17h) orientée sur le retour d’expérience des agents de la ville de Rezé, d’une part concernant la phase de déploiement de la solution Mnesys et d’autre part sur les bénéfices du logiciel au quotidien. Nous vous invitons à venir participer à ce temps d’échange dont voici le programme détaillé :

  • Présentation du projet de la ville de Rezé, le contexte et les problématiques, les critères de choix de Mnesys Archives
  • Focus sur la reprise des données, l’accompagnement au changement par Naoned et les enjeux de l’implication de la DSI
  • Ouverture sur le portail de valorisation : comment rendre facilement accessible mes archives numérisées auprès du plus grand nombre ?

Rendez vous jeudi 26 février à la mairie de Rezé, de 14h à 17h. Pour vous inscrire ou obtenir des renseignements contactez Alexia Branchereau : abranchereau@naoned.fr

Bienvenue aux nouveaux naonediens !

4 nouvelles recrues rejoignent l’équipe de Naoned pour cette année 2015 : une graphiste, une chargée de communication, un ingénieur développement et un chef de projet.

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Alice Legros

Arrivée en septembre, Alice est graphiste en contrat de professionnalisation pendant un an. Elle suit une formation design et communication à Paris au sein de l’école E-ArtSup.

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Loïc Entressangle

Loïc Entressangle, ancien stagiaire naonedien, revient parmi nous pour effectuer une formation en alternance de 2 ans. Il alterne 2 semaines en entreprise et 2 semaines en formation pour préparer un master MIAGE (méthodes informatiques appliquées à la gestion des entreprises) à l’université de Nantes.01-EmmaMoulin

 

Emma Moulin

Emma Moulin a rejoint l’équipe mi-janvier en tant que Chargée de Communication, en contrat d’apprentissage pendant un an. Elle suit une formation de Manager en Stratégie Digitale (niveau Master 2) à Nantes, à Sciences Com.

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Fabien Zepparelli

Fabien Zepparelli intègre la société en tant que Chef de projet. Il arrive de la région parisienne où il a exercé des fonctions d’archiviste/records manager aussi bien dans le secteur de l’automobile que dans les collectivités ou encore les établissements publics. Son dernier poste occupé : responsable du service d’archives de la Caisse Nationale des Allocation Familiales.


Visitez nos locaux !

Visitez les bureaux où l’équipe Naoned conçoit Mnesys… comme si vous y étiez !

Alexis Moisdon