Notre partenariat avec le Musée d’Histoire de Nantes : vers la mise en place d’un système de gestion muséale complet

Pour compléter son offre Mnesys Musée, Naoned est en cours de création d’un Système de Gestion Muséal (SGM).

Afin de conceptualiser et mettre en oeuvre cette nouvelle application, Naoned s’est rapproché, en 2014, du Château des ducs de Bretagne – Musée d’histoire de Nantes. Ce rapprochement s’est traduit par une convention partenariale qui permet à Naoned de bénéficier de l’expérience des équipes du musée.

Les parties ont rédigé ensemble un cahier des charges commun afin de décrire principalement les étapes de leur collaboration.

Les engagements de Naoned

Naoned s’engage à mettre en place une solution la plus ouverte (intéropérable, modulaire) et la plus compatible possible, notamment sur la question des données et de leur sémantisation. Cette solution devra être largement paramétrable.

Naoned met un point d’honneur à proposer une solution adaptée aux différents utilisateurs, aux différents services et aux différents métiers, convenant aux besoins des musées, quelque soit leur type de collections.

Le musée d’histoire de Nantes et Naoned ont mis en place des ateliers mensuels au cours desquels Naoned présente au comité de pilotage du musée l’avancée du projet.

A chaque séance, Naoned présente des livrables qui sont ensuite discutés, enrichis, modifiés afin de correspondre au plus près aux réalités des besoins métiers et réglementaires des musées.

La définition des besoins

La première phase du partenariat consistait à interviewer de nombreuses personnes au sein du musée afin d’avoir une vision générale des rôles de chacun. Les interviews ont été réalisées sur la base d’un questionnaire, également communiqué auprès d’autres musées (comme le Musée du Quai Branly, les Musées d’Angers, le Château de Versailles, le Muséum d’Histoire Naturelle de Paris ou encore le Musée des Beaux-Arts de Nantes).

Ainsi, une trentaine de personnes représentant douze métiers ont participé à l’étude.

Ces interviews ont été le point de départ d’échanges très riches détaillants notamment les contraintes et spécificités métiers.

Une fois ces questionnaires et retours d’entretiens collectés, Naoned a procédé à l’extraction de toutes les tâches de chaque personne questionnée, qu’il s’agisse de tâches réalisées dans leur logiciel actuel de gestion ou hors logiciel.

Un code couleur a été attribué à chaque tâche de façon à pouvoir faire ressortir les pratiques similaires des différents métiers. Les métiers ayant plusieurs tâches similaires ont été rapprochés de façon à constituer des personas.

Les personas sont des personnes fictives qui représentent un groupe cible. Ils ne sont pas le résultat des caractéristiques « moyennes » mais des profils plus ambitieux. Ce sont des archétypes grâce auxquels nous avons donné un visage humain, une cible concrète, précise, accessible et compréhensible pour tous.

Le tableau des tâches a permis à Naoned d’éviter l’écueil de l’extrapolation : les personas ont été créés uniquement à partir d’éléments issus des questionnaires. Aucune place n’a été laissée à l’interprétation d’un métier ou d’un ensemble de tâches. Ceci dans un souci omniprésent d’être le plus proche possible des utilisateurs dans leurs pratiques quotidiennes.

Ainsi, les personas permettent aux deux parties, Naoned et le Musée d’histoire de Nantes, d’avoir un référentiel commun et de travailler avec une visée générale sur les musées pour assurer une vision très plurielle de la gestion des collections et des différents métiers des musées.

L’élaboration de la solution Mnesys Musée SGM

A partir des personas et du tableau des tâches, nous avons réalisé des schémas de cas d’usage. Ces cas d’usage sont la traduction des tâches en fonctionnalités.

Ces schémas nous ont permis de dégager les grands ensembles fonctionnels pour le futur logiciel. Ils nous ont permis de structurer, de répartir l’information et d’identifier clairement les flux.

En parallèle, nous avons consolidé ces schémas par la création de centaines de scénarios d’usage : il s’agit de rôles que l’on fait jouer à nos personas, pour reproduire dans le futur logiciel des actions et tâches quotidiennes des musées.

Leur intérêt premier est de s’assurer que l’ensemble des fonctionnalités prévues correspond aux usages en place dans les musées.

Extrait tiré des scénarios d’usage

Supprimer une notice bibliographie

 

  • Lors du récolement de la bibliothèque, Loubna découvre qu’un même ouvrage apparaît deux fois avec une cote différente. La notice n°338.09.FEV, en lecture seule, provient de Koha, alors que la n°317.05.FEV provient de la base (SGM).  Loubna souhaite supprimer celle de la base pour ne retenir que celle provenant de Koha.
  • Loubna clique dans le menu de la notice bibliographie n°317.05.FEV, dans “Actions de la notice”, d’abord sur “supprimer”, puis sur “Préparer la suppression”. Elle sélectionne la raison “Doublon” (dans la liste déroulante : doublon, désherbage, mise au pilon, …), et entre la cote de la notice qui sera conservée.
  • Enfin elle supprime définitivement la notice. Celle-ci disparaît complètement de la base.

 

Équipé de ces outils, Naoned est en mesure de rédiger et constituer les différents documents qui permettent de traduire la demande fonctionnelle en spécifications techniques pour l’équipe de développement.

En parallèle des spécifications fonctionnelles et de la réalisation des maquettes, l’équipe de développement s’est penchée sur la constitution de la base de données, la gestion des droits, la sécurisation, etc.

Suivi régulier avec le service des musées de France

Pour aller plus loin dans l’élaboration de notre solution, et intégrer les aspects réglementaires et normatifs bien en amont, nous avons fixé des points réguliers avec le bureau de la diffusion numérique du SMF, des rencontres régulières.

Nous profitons de ces échanges pour leur présenter nos avancées, leur préciser notre fonctionnement, discuter des nos fonctionnalités et intégrer leurs demandes dans le détail.

 Retrouvez le témoignage de Caty Royant, Chargée des projets numériques au Musée d’Histoire de Nantes, à propos du partenariat avec Naoned.

Ludovic Plisson

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