Où en sont les collectivités sur le sujet de l’archivage électronique ? Comment se définissent les projets et quels sont les acteurs qui se mobilisent pour porter ces projets ? Nous avons posé la question à deux experts du domaine, Roger Gimenez et Frédéric Clavurier, tous les deux consultants dans le domaine de l’archivage et du cycle de vie du document, et qui accompagnent les collectivités sur le terrain de l’archivage électronique. Cette première partie d’interview revient sur les acteurs et le périmètre des projets qu’ils rencontrent.
A quelles missions de conseil répondez vous ? Quelles sont les demandes et besoins de vos clients en matière d’archivage électronique ?
Roger Gimenez : Notre expertise s’exprime dans le monde des processus et de la gestion documentaire. A 40 % de son activité, XDEMAT s’occupe de prestations de cadrage qui portent sur l’ensemble du cycle de vie du document. Nous avons également des missions ciblées sur le collaboratif et la GED ainsi que des missions d’archivage électronique. Ensuite, de façon très minoritaire, nous assurons des missions d’audit, de contrôle de conformité et de formation.
Frédéric Clavurier : Le positionnement d’Implissio Consultants est assez similaire, avec une prédominance pour des missions de cadrage et d’études d’opportunités en amont d’une prise de décision. Depuis 2 ans, nous développons notre activité autour de l’accompagnement à la mise en œuvre de projets et à la conduite au changement. Cette évolution nous permet de suivre les projets de bout en bout et d’en tirer profit au niveau des études que nous réalisons en amont. Nous nous définissons autant comme des consultants en organisation et gestion de projet que comme des experts fonctionnels de l’archivage et du cycle de vie du document.
Quel est la position de vos clients sur ces problématiques ? Connaissent-ils le domaine ou bien ces problématiques sont-elles loin d’être claires pour eux?
Roger Gimenez : Aujourd’hui, on rencontre de plus en plus de projets pilotés par une équipe pluridisciplinaire (DSI et archives), une approche que nous rencontrions rarement il y a 3 ou 5 ans.
Frédéric Clavurier : Il y a 10 ans, les collectivités étaient conscientes de l’enjeu mais n’en cernaient pas vraiment les contours. Les services d’archives maîtrisent aujourd’hui beaucoup mieux l’ensemble de la problématique, notamment au niveau de l’adhérence avec les projets de dématérialisation. C’est le cas également des responsables informatiques qui ont pris la mesure du sujet même s’ils ne l’abordent pas de la même manière que les archivistes
Les projets qui vous sont présentés ne sont donc pas plus portées par les DSI que par les services d’archives ?
Frédéric Clavurier : Aujourd’hui le cadre d’intervention implique quasi systématiquement les deux parties. La genèse de la réflexion et de la sollicitation revient souvent à l’initiative des archivistes avec l’appui de la DSI, avec parfois le scénario inverse.
Roger Gimenez : Depuis ces dernières années, nous rencontrons des projets portés par des binômes. La direction informatique est là pour assurer la partie organisation et une garantie sur les aspects sécurité et urbanisation : c’est ce que l’on retrouve pour les 2 tiers des projets. En marge, nous retrouvons encore malheureusement des projets uniquement portés par des DSI, qui se focalisent plus sur la partie collaborative GED et Système d’Information que la partie réellement archivage. Nous avons aussi quelques projets d’archivage, qui se placent au bout de la chaîne mais qui ne tiennent pas compte malheureusement des aspects de production en amont. Par contre ce qui est assez marginal et ce qui est dommage, ce sont les projets qui sont portés par un sponsor métier, comme par exemple la comptabilité, des projets d’envergure comme « la dématérialisation de la chaîne comptable » dans sa globalité où les archives et l’informatique sont vus comme des supports.
Sur quel périmètre exactement de l’archivage électronique se porte votre mission de conseil ?
Frédéric Clavurier : Les clients qui nous sollicitent souhaitent mettre en œuvre un système d’archivage électronique d’une manière ou d’une autre, et pensent en premier lieu à l’outil « SAE ». Notre rôle consiste à leur faire comprendre que ces projets, même s’ils ont évidemment besoin d’un outil adapté, doivent avant tout s’appuyer sur une organisation, des pratiques et une gouvernance. Concernant le type de projet, on a plusieurs cas de figures : certaines collectivités ont l’ambition de mutualiser les systèmes d’archivages papier et électronique, d’autres se focalisent uniquement sur l’électronique. L’accent peut-être mis sur l’internalisation ou l’externalisation de la solution suivant les cas. De plus en plus, le périmètre comprend l’ensemble du cycle de vie des documents et des données numériques et plus seulement les archives intermédiaires et/ou définitives. Nous sommes de plus en plus sollicités sur le système d’information archivistique dans son ensemble, intégrant la gestion des archives traditionnelles et la valorisation des archives sur internet.
Dans le cas d’une étude de cadrage, il nous est demandé justement de formaliser le périmètre, de peser les avantages et les inconvénients des différents scénarios possibles.
Roger Gimenez : Je dirais que toute les missions, au départ et telles qu’elles sont formulées, ont un axe de priorité. Il y a des clients qui souhaitent une certaine conformité et répondre à des obligations pour préserver une valeur de preuve en cas d’audit ou contentieux, d’autres pour préserver une conservation de documents au titre du patrimoine. Notre rôle est de montrer que pour une véritable maîtrise documentaire de bout en bout, il faut viser en amont du cycle une identification des processus de production et d’échange interne et externe, afin de viser l’efficience – cela devient une priorité.
Comme le disait Frédéric, les collectivités sont plus enclins aujourd’hui à trouver des solutions qui vont améliorer leur façon de travailler et leur efficience, plutôt que de trouver des outils très sophistiqués qui assureront une conservation des archives dans le temps, même si cela reste important. Dans la priorité, cela ne sert à rien de se doter d’un système d’archivage électronique si ce que l’on produit en amont n’est pas conforme, pas efficace. Il y a également des facteurs économiques qui guident les priorités.
Frédéric Clavurier : Le sujet de l’archivage électronique est très contraint aujourd’hui par le cadre réglementaire qui n’est pas forcément adapté au contexte de nos clients. Même si on peut espérer que ce cadre évolue, les moyens financiers et les compétences humaines sont également difficiles à mobiliser dans le contexte budgétaire contraint des collectivités, mais nous cherchons justement à contribuer à leur justification.
Suite de l’interview, partie 2 : les enjeux de la mutualisation dans le cadre de l’archivage électronique pour les collectivités
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