En 2016, le SIAAP (Syndicat interdépartemental pour l’assainissement de l’agglomération parisienne) a choisi Mnesys Archives pour la gestion de ses documents d’activité de la mission Archives du SIAAP. Ce service public dépollue chaque jour les eaux usées de près de 9 millions de Franciliens, ainsi que les eaux pluviales et industrielles. Graciela Lacoste, Responsable du service valorisation de la document et des archives au SIAAP, nous explique comment elle a intégré Mnesys dans la gestion des archives du SIAAP.
Bonjour Mme Lacoste, pouvez-vous présenter votre parcours et la mission Archives du SIAAP ?
Après avoir obtenu un DEA en Histoire culturelle contemporaine, j’ai été recrutée par une commune pour la gestion d’un service culturel. En 2005, j’ai intégré le SIAAP pour réaliser l’inventaire du patrimoine foncier. L’archivage des documents n’étant pas organisé, j’ai proposé à la Direction Générale la création d’une mission Archives. Aujourd’hui, je coordonne six personnes au quotidien dans la collecte de documents contemporains et anciens du SIAAP. Notre service d’archives gère plusieurs directions et gestionnaires d’archives du SIAAP sur place ou à distance, soit 250 référents.
Quelles sont les typologies de vos documents ?
Nous conservons les archives de l’assainissement parisien. Nous recensons actuellement 6 km de rayon d’archives. Notre fond est à majorité technique. Ce sont les dossiers de projets, de construction, de réhabilitation des usines ou des réseaux.
« Après un an d’acquisition, Mnesys Archives a facilité notre travail »
Graciela Lacoste
Pourquoi le SIAAP a-t-il souhaité se doter d’un système de gestion d’archives ?
Avant l’acquisition de Mnesys, nous gérions les archives avec le logiciel Excel avec près de 30 inventaires pour les six sites de conservation. Excel n’était pas puissant pour la recherche de documents. Nous avions besoin d’une plate-forme unique pour la recherche et la conservation des fonds d’archives. Nous souhaitons améliorer les résultats de nos recherches et conserver nos documents.
Comment utilisez-vous Mnesys Archives ?
Nous l’utilisons au quotidien au sein du SIAAP. Les gestionnaires l’utilisent pour la description, le récolement et la communication. Les agents, chargés de l’archivage au sein de leur service, l’utilisent pour la recherche. Après un an d’acquisition, Mnesys a facilité notre travail. Aujourd’hui, nous arrivons à localiser et récupérer rapidement nos documents. Toutefois, nous avons dû normaliser nos descriptions d’analyse, mais le retour sur investissement est positif. Nous avons été même surpris de retrouver certains fonds qu’on pensait avoir perdu !
Comment s’est déroulé l’accompagnement au changement du côté de vos agents ?
Nous avons formé dans un premier temps les gestionnaires, puis les référents au sein de chaque service. C’était très important pour nous de les accompagner dans ce changement. Nous avons réalisé des supports adaptés aux agents du SIAAP qui complètent les documents de formation Mnesys Archives.
Actuellement, nous programmons des séances de formations personnalisées et individuelles par le jeu pour les gestionnaires. J’ai remarqué que l’apprentissage par jeu motive davantage, sous un cadre moins formel. Si cette méthode fonctionne, nous renouvellerons l’expérience auprès des agents !
La prise en main du logiciel est simple et accessible, même auprès des personnes qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique.
Jérome Lemesle, Archives de Pontivy
Les Archives s’ouvrent sur le monde numérique La Ville de Thionville et plus particulièrement les Archives annoncent la mise en place d’un nouveau service destiné à tous les passionnés d’histoire locale et régionale.